...

PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN TAMAN DAN

by user

on
Category: Documents
8

views

Report

Comments

Transcript

PROSEDUR PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN TAMAN DAN
Universitas
Nusa
Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN
DAN PERAWATAN TAMAN DAN
LINGKUNGAN
Prosedur Administrasi Umum
(PAU)
Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
Versi
Kode Dokumen
:
:
:
:
1. TUJUAN
Menjamin pemeliharaan dan perawatan taman dan lingkungan berjalan dengan baik,
sehingga mampu mendukung semua aktivitas di lingkungan Undana.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pemeliharaan dan perawatan perbaikan terhadap semua fasilitas
taman dan lingkungan kampus di lingkungan Undana.
3. DEFINISI
3.1. Pemeliharaan taman dan lingkungan adalah kegiatan menjaga keandalan taman dan
lingkungan beserta prasarana dan sarananya agar taman dan lingkungan selalu laik
fungsi (preventive maintenance)
3.2. Perawatan taman dan lingkungan adalah kegiatan memperbaiki dan atau mengganti
bagian taman dan lingkungan, komponen atau prasarana dan sarananya agar taman
dan lingkungan tetap laik fungsi (currative maintenance)
4. REFERENSI
4.1. Job Description Pejabat Undana
4.3. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No 24/PRT/M/2008 tentang Pedoman
Pemeliharaan dan Perawatan Bangunan Gedung
4.4. Peraturan Pemerintah No 80 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang dan Jasa Pemerintah
4.5. Manual Mutu Undana
5. DISTRIBUSI
5.1. Pembantu Rektor II (PR II)
5.2. Manajer Maintenance
5.3. Asisten Manajer Maintenance Bidang Pemeliharaan Gedung perkantoran dan ruang
kuliah
5.4. Kepala Urusan Inventarisasi Aset
5.5. Pembantu Dekan II
5.6. Kepala TU Fakultas
5.7. Kepala TU Lembaga
5.8. Quality Assurance Center (QAC)
Halaman 1 dari 6
Universitas
Nusa
Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN
DAN PERAWATAN TAMAN DAN
LINGKUNGAN
Prosedur Administrasi Umum
(PAU)
Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
Versi
Kode Dokumen
:
:
:
:
6. PROSEDUR
6.1. Ketentuan Umum
6.1.1. Pemeliharaan fasilitas taman dan lingkungan dilakukan secara berkala, sedang
perawatan taman dan lingkungan dilakukan sesuai kebutuhan
6.1.2. Pemeliharaan dan perawatan taman dan lingkungan menjadi tanggung jawab Unit
Maintenance
6.2. Ketentuan Khusus
Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam
dokumen mutu tersendiri.
6.3. Prosedur
Pemeliharaan Taman dan Lingkungan
6.3.1. Staf Maintenance melakukan pemeliharaan taman dan lingkungan secara rutin
6.3.1.1. Pemeliharaan Pemeliharaan taman dan lingkungan yang dilakukan secara
berkala oleh Unit Maintenance adalah sebagai berikut:
No
1
2
3
4
5
6
Jenis
Taman
Waktu
Sesuai kebutuhan
Taman
Jalan dalam kampus
Pagar
Pagar
Saluran air
Tidak terjadwal
6 bulan sekali
2 bulan sekali
2-3 tahun sekali
2 bulan sekali
Pemeliharaan
Penyiraman, pemupukan,
pemangkasan
Penanaman baru
pemeriksaan
Pembersihan
Pengecatan
Pembersihan
6.3.2. Checker melakukan pengecekan taman dan lingkungan setiap hari aktif dan
mengisi Check List yang disediakan
6.3.2.1. Checker terdiri atas para mahasiswa aktif Undana yang dipilih melalui proses
seleksi oleh Unit Maintenance
6.3.2.2. Mahasiswa yang boleh mengikuti seleksi checker adalah mahasiswa aktif
semester III s.d. VI untuk S-1 dan D-4, dan mahasiswa aktif semester II s.d. III
untuk D-3
Halaman 2 dari 6
Universitas
Nusa
Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN
DAN PERAWATAN TAMAN DAN
LINGKUNGAN
Prosedur Administrasi Umum
(PAU)
Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
Versi
Kode Dokumen
:
:
:
:
6.3.2.3. Checker dikaryakan oleh Unit Maintenance selama periode waktu tertentu;
jadi, status checker bukan karyawan tetap Undana
6.3.3. Checker melaporkan hasil pengecekan lapangan kepada Manajer Maintenance
berdasarkan Check List yang telah diisi serta temuan kerusakan yang memerlukan
perawatan (jika ada)
Perawatan Taman dan Lingkungan
6.3.4. Unit kerja membuat surat permohonan perbaikan taman dan lingkungan yang
ditujukan kepada PR II melalui Unit Maintenance dengan menyebutkan lokasi dan
jenis kerusakan
6.3.5. Manajer Maintenance mendisposisi ke Asisten Manajer Bidang taman dan
lingkungan untuk mengecek kondisi taman dan lingkungan yang diajukan sesuai
pada pokok surat permohonan
6.3.6. Staf melakukan survei lapangan untuk mengetahui kondisi yang sebenarnya dan
membuat rekomendasi jawaban atas surat permohonan
6.3.7. Manajer Maintenance meneruskan permohonan kepada PR II dengan disertai
rekomendasi jawaban atas surat permohonan; apabila surat permohonan
perawatan taman dan lingkungan dianggap masih belum mendesak untuk
diperbaiki, maka Manajer Maintenance mengeluarkan surat jawaban penundaan
untuk sementara dan proses selesai
6.3.8. Apabila kondisi kerusakan sangat mendesak untuk ditangani maka, Asisten
manajer Bidang Pemeliharaan taman dan lingkungan menyusun RAB sesuai hasil
survei lapangan kemudian mendesain rencana perbaikan untuk diajukan ke
Manajer Maintenance
6.3.9. Manajer Maintenance memberikan persetujuan RAB untuk diajukan ke PR II
6.3.10. PR II menyetujui RAB dan menerbitkan Surat Tugas
6.3.11. Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan taman dan lingkungan melaksanakan
kegiatan pemeliharaan/ perbaikan
secara
swakelola atau dengan
cara
pengadaaan penyedia jasa pemborongan
6.3.12. Setelah selesai perawatan, Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan Taman dan
Lingkungan membuat Berita Acara Pelaksanaan perawatan dan diketahui oleh Unit
Kerja pengusul
Halaman 3 dari 6
Universitas
Nusa
Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN
DAN PERAWATAN TAMAN DAN
LINGKUNGAN
Prosedur Administrasi Umum
(PAU)
Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
Versi
Kode Dokumen
:
:
:
:
6.3.13. Asisten Manajer Bidang Pemeliharaan taman dan lingkungan membuat laporan
pelaksanaan perawatan
6.4. Alur Kerja
PR II
Manajer
Maintenance
Asisten
Manajer
Checker
Staf
Maintenance
Kegiatan
Unit Kerja
Unit
Waktu
Dokumen
Pemeliharaan Taman dan Lingkungan
Staf Maintenance melakukan
pemeliharaan taman dan
lingkungan secara rutin
Checker melakukan pengecekan
taman dan lingkungan setiap hari
aktif dan mengisi Check List yang
disediakan
Checker melaporkan hasil
pengecekan lapangan kepada
Manajer Maintenance berdasarkan
Check List yang telah diisi serta
temuan kerusakan yang
memerlukan perawatan (jika ada)
Perawatan Taman dan Lingkungan
Unit kerja atau Checker membuat
surat permohonan perbaikan
taman dan lingkungan yang
ditujukan kepada PR II melalui
Unit Maintenance dengan
menyebutkan lokasi dan jenis
perawatan yang dibutuhkan
Manajer Maintenance
mendisposisi surat permohonan
perbaikan taman dan lingkungan ke
Asisten Manajer Bidang
Pemeliharaan Taman dan
Lingkungan untuk mengecek
kondisi gedung yang diajukan
sesuai pada pokok surat
permohonan
Staf melakukan survei lapangan
untuk mengetahui kondisi yang
sebenarnya dan membuat
rekomendasi jawaban atas surat
permohonan
Manajer Maintenance meneruskan
permohonan kepada PR II dengan
disertai rekomendasi jawaban atas
surat permohonan; apabila surat
permohonan perawatan taman dan
lingkungan dianggap masih belum
mendesak untuk diperbaiki, maka
Manajer Maintenance
mengeluarkan surat jawaban
penundaan untuk sementara dan
proses selesai
1
Harian,
bulanan,
tahunan
Harian
Check List
Harian
Check List
2
3
3
Formulir
Permohonan
Perbaikan
4
4
4
Formulir
Permohonan
Perbaikan
5
5
Formulir
Jawaban/
Rekomendasi
6
7
7
Formulir
Permohonan
Perbaikan,
Formulir
Jawaban/
Rekomendasi
Halaman 4 dari 6
Universitas
Nusa
Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN
DAN PERAWATAN TAMAN DAN
LINGKUNGAN
Prosedur Administrasi Umum
(PAU)
Jika kondisi kerusakan sangat
mendesak untuk ditangani, maka
Asisten Manajer Bidang
Pemeliharaan Taman dan
Lingkungan menyusun RAB sesuai
hasil survei lapangan kemudian
mendesain rencana perbaikan yang
diajukan ke Manajer Maintenance
Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
Versi
Kode Dokumen
:
:
:
:
RAB
8
8
Manajer Maintenance memberikan
persetujuan RAB untuk diajukan ke
PR II
PR II menyetujui RAB dan
menerbitkan Surat Tugas
Asisten Manajer Bidang
Pemeliharaan Taman dan
Lingkungan melaksanakan kegiatan
pemeliharaan/perbaikan secara
swakelola atau dengan cara
pengadaaan penyedia jasa
pemborongan sesuai
Setelah selesai perawatan, Asisten
Manajer Bidang Pemeliharaan
Taman dan Lingkungan membuat
Berita Acara Pelaksanaan
perawatan dan diketahui oleh Unit
Kerja pengusul
Asisten Manajer Bidang
Pemeliharaan Taman dan
Lingkungan membuat laporan
pelaksanaan perawatan bangunan
gedung
9
Waktu
PR II
Manajer
Maintenance
Asisten
Manajer
Checker
Staf
Maintenance
Kegiatan
Unit Kerja
Unit
9
10
Dokumen
RAB
RAB
Surat Tugas
11
Berita Acara
12
12
Laporan
Pelaksanaan
13
7. ARSIP
7.1. Formulir Permohonan Perbaikan
7.2. Formulir Jawaban/ Rekomendasi
7.3. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
7.4. Surat Tugas
7.5. Berita Acara Pelaksanaan Perawatan Taman dan Lingkungan
7.6. Laporan Pelaksanaan Perawatan Taman dan Lingkungan
Halaman 5 dari 6
Universitas
Nusa
Cendana
PROSEDUR PEMELIHARAAN
DAN PERAWATAN TAMAN DAN
LINGKUNGAN
Prosedur Administrasi Umum
(PAU)
Tanggal Berlaku
Tanggal Revisi
Versi
Kode Dokumen
:
:
:
:
8. LAMPIRAN
8.1. Formulir Check List Pemeliharaan Taman dan Lingkungan
8.2. Formulir Permohonan Perbaikan
8.3. Formulir Jawaban/ Rekomendasi
8.4. Formulir Berita Acara Pelaksanaan Perawatan Taman dan Lingkungan
Disahkan oleh:
Diperiksa oleh:
Dipersiapkan oleh:
Halaman 6 dari 6
Halaman 7 dari 6
Fly UP