...

analisa keberhasilan sistem erp studi kasus : pt. autonetsys indonesia

by user

on
Category: Documents
3

views

Report

Comments

Transcript

analisa keberhasilan sistem erp studi kasus : pt. autonetsys indonesia
27
ANALISA KEBERHASILAN SISTEM ERP
STUDI KASUS : PT. AUTONETSYS INDONESIA
Darmawan Napitupulu
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Borobudur
Jl. Raya Kalimalang No.1 Jakarta 13620
E-mail : [email protected]
Abstract
This article aims to evaluate the success of the implementation of ERP systems based on quality systems
and end-user satisfaction where the object is used as a case study in this research is PT. Indonesia
Autonetsys the company that is engaged in Information and Communication Technology solutions (ICT)
and have implemented an ERP system for two years running. The method used is based on a questionnaire
survey to the end user (end-user) ERP system. The questionnaire was designed using a Likert scale that
asks respondents' level of agreement on the quality and satisfaction with the implemented ERP system.
The results based on descriptive statistics indicate that the majority of respondents agree that the ERP
system is implemented which is expected to have a quality factor where the factor of ease to use (usability)
are considered very helpful end-user in operational terms. In terms of satisfaction, in general, respondents
are satisfied with the ERP system in which the top management support factor (top Management of
support) is perceived and considered important by end-users in the implementation process for this
system. In other words ERP system implemented today can be said to be successful as hoped.
Keywords: ERP, Quality, Satisfaction, Success, End Users
Abstrak
Artikel ini bertujuan untuk mengevaluasi keberhasilan implementasi sistem ERP berdasarkan kualitas
sistem dan kepuasan end-user dimana obyek yang dijadikan sebagai studi kasus dalam penelitian ini
adalah PT. Autonetsys Indonesia yakni perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa solusi Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) dan telah mengimplementasikan sistem ERP selama dua tahun berjalan.
Metode penelitian yang digunakan adalah survei dengan berbasiskan kuesioner terhadap pengguna akhir
(end-user) sistem ERP. Kuesioner didesain menggunakan skala likert yang menanyakan tingkat
kesetujuan responden terhadap kualitas sistem dan kepuasan terhadap sistem ERP yang
diimplementasikan. Hasil penelitian berdasarkan statistik deskriptif menunjukkan bahwa sebagian besar
responden setuju bahwa sistem ERP yang diimplementasikan mempunyai faktor kualitas yang diharapkan
dimana faktor kemudahan untuk digunakan (usability) dianggap sangat membantu end-user dalam hal
operasional. Sedangkan dari segi kepuasan, secara umum responden juga merasa puas terhadap sistem
ERP dimana faktor dukungan manajemen puncak (top manajement support) sangat dirasakan dan
dianggap penting oleh end-user dalam proses implementasi sistem selama ini. Dengan kata lain sistem
ERP yang diimplementasikan saat ini dapat dikatakan berhasil sebagaimana yang diharapkan.
Kata Kunci : ERP, Kualitas, Kepuasan, Keberhasilan, Pengguna Akhir
1.
PENDAHULUAN
Dalam pembangunan perangkat lunak
diperlukan adanya penjaminan kualitas
dalam setiap tahap daur hidup perangkat
lunak. Ada beberapa karakteristik yang
umum tentang kebutuhan penilaian kualitas
perangkat lunak, di antaranya adalah semua
proyek perangkat lunak yang baik harus
memenuhi perhitungan yang tepat untuk
kebutuhan dasar, semua proyek perangkat
lunak menderita perfomansi yang buruk
terutama di dalam area-area yang penting
yaitu perawatan, kehandalan, software
reuse, dan pelatihan, dan penyebab dari
perfomansi yang buruk tersebut adalah
kurangnya
definisi
kebutuhan
yang
menunjang terbentuknya fungsional pada
perangkat lunak tersebut. Dilihat dari
beberapa karakteristik tersebut, diperlukan
penilaian penjaminan kualitas perangkat
lunak secara baik dan benar. Masing-masing
faktor kualitas akan dinilai secara detail dan
lengkap. Enterprise Resource Planning
(ERP) adalah sistem informasi terintegrasi
28
yang
dapat mengakomodasikan
dan
memenuhi kebutuhan-kebutuhan sistem
informasi secara spesifik untuk departemendepartemen yang berbeda pada suatu
perusahaan (Wibisono, 2005). ERP Terdiri
dari
bermacam
macam
modul
yang disediakan untuk berbagai kebutuhan
dalam suatu perusahaan, dari modul untuk
keuangan sampai modul untuk proses
distribusi dan sumber daya manusia.
Penggunaan ERP menjadikan semua sistem
di dalam suatu perusahaan menjadi satu
sistem yang terintegrasi dengan satu
database, sehingga beberapa departemen
menjadi lebih mudah dalam berbagi data,
dan lebih mudah pula dalam melakukan
komunikasi.
Perangkat
lunak
ERP
yang beredar di pasaran, tidak hanya dalam
versi komersial saja, tetapi juga sudah
tersedia dalamversi open source. Penerapan
ERP dalam suatu perusahaan tidak harus
dalam satu sistem yang utuh, tetapi dapat
diterapkan dengan hanya menggunakan satu
modul saja dulu sebagai pilot project. Jika
penerapan satu modul dinilai berhasil, maka
dapat menerapkan modul lain dengan
referensi modul yang sudah berhasil. Proses
bisnis yang berbeda antara perusahaan satu
dengan perusahaan lain, memungkinan
dilakukan kustomisasi
ERP
dalam
penerapannya.
Banyak perusahaan di Indonesia mulai
mengadopsi sistem ERP sejak tahun 2000.
Hal ini dilakukan oleh perusahaanperusahaan di Indonesia dengan tujuan
untuk meningkatkan daya saing di tingkat
lokal, regional maupun global. Keuntungan
lain dari implementasi ERP yaitu integrasi
data dan aplikasi, rendah biaya dan
pengembangan
lebih
cepat
jika
dibandingkan pengembangan secara inhouse. Walaupun berbagai keuntungan yang
ditawarkan namun pada kenyataannya
banyak
kasus
yang
menunjukkan
implementasi ERP tidak serta merta
membawa manfaat yang optimal. Dantes
(2006) mengilustrasikan bahwa hampir 60%
implementasi ERP di Indonesia baik di
sektor publik maupun privat mengalami
kegagalan. Sejalan dengan hal tersebut, ratarata tingkat kegagalan implementasi ERP
mencapai 50% (Trunick, 1999). Ditambah
lagi penelitian IT Cortex 2003 menunjukkan
bahwa sekitar 51% perusahan-perusahan di
Amerika
juga
telah
gagal
mengimplementasikan ERP, begitu juga
dengan
Cina
diperkirakan
tingkat
keberhasilan implementasi ERP hanya
sebesar 10%. Seperti halnya perusahaanperusahaan yang juga mengadopsi sistem
ERP sebelumnya, perusahaan-perusahaan di
Indonesia juga mengalami masalah baik saat
implementasi maupun setelah implementasi
sistem ERP. Penurunan kinerja secara
keseluruhan pada umumnya terjadi pada
saat proses implementasi ERP. dimana
selama
proses
implementasi
ERP,
perusahaan juga menghadapi masalah
adaptasi dari penggunanya (Tjahjadi, 2008).
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisa
keberhasilan implementasi sistem ERP
berdasarkan kualitas sistem dan kepuasan
end-user. Dengan kata lain ini, penulis ingin
mengetahui sejauh mana tingkat kualitas
sistem ERP serta tingkat kepuasan dari
persepsi pengguna. Obyek yang dijadikan
sebagai studi kasus dalam penelitian ini
adalah PT. Autonetysis Indonesia yang
merupakan perusahaan yang bergerak dalam
bidang jasa solusi Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) dimana sistem ERP telah
berjalan selama 2 (dua) tahun sehingga
perlu
dilakukan
evaluasi
terhadap
implementasi sistem tersebut.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah
diuraikan
sebelumnya,
maka
dapat
dirumuskan permasalahan penelitian sebagai
berikut :
1. Bagaimana implementasi sistem ERP di
PT. Autonetsys Indonesia yang telah
berjalan dilihat dari sudut pandang
kualitas sistem dan kepuasan end-user?
2. Faktor-faktor apa saja yang mendukung
keberhasilan sistem ERP?
1.3
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Melakukan evaluasi keberhasilan sistem
ERP yang telah diimplementasikan
berdasarkan persepsi end-user
2. Mengetahui tingkat
kualitas dan
kepuasan end-user terhadap sistem ERP
yang berjalan
29
1.4
Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini dapat dituliskan
sebagai berikut :
1. Memberikan informasi bagi manajemen
terkait
sejauh
mana
proses
implementasi sistem ERP di perusahaan
2. Mengetahui faktor-faktor yang menjadi
kunci keberhasilan implementasi sistem
ERP
1.5
Tinjauan Pustaka (Kemutakhiran
Penelitian)
Berdasarkan tinjauan pustaka, penelitian
sejenis yang pernah dilakukan adalah
sebagai berikut :
 Penelitian tentang “analisis kualitas
perangkat lunak terhadap sistem
informasi
UNIKOM”
2013,
Penelitian ini difokuskan pada
pengukuran faktor-faktor kualitas
perangkat
lunak
namun
dikhususkan
terhadap
aplikasi
sistem informasi.
 Penelitian tentang “pengukuran
keberhasilan implementasi ERP
berdasarkan tingkat kepuasan enduser di PT. Telkom” 2010.
Penelitian ini hanya menekankan
pada aspek kepuasan user terhadap
sistem ERP.
 Penelitian
tentang
“komponen
penilaian kualitas perangkat lunak
berdasarkan
software
quality
models” 2012. Penelitian ini
bersifat
kualitatif
melakukan
perbandingan
beberapa
model
kualitas pada perangkat lunak
berdasarkan studi literatur .
Dari penelitian yang telah dilakukan
sebelumnya di atas, dapat dikatakan bahwa
variabel penelitian yang menjadi fokus
penelitian yakni variabel kualitas sistem dan
kepuasan end-user terhadap sistem ERP
belum diteliti secara menyeluruh pada
penelitian sebelumnya.
2.
TUJUAN PENELITIAN
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Melakukan evaluasi keberhasilan sistem
ERP yang telah diimplementasikan
berdasarkan persepsi end-user
2. Mengetahui tingkat kualitas sistem dan
kepuasan end-user terhadap sistem ERP
yang berjalan
3. Mengetahui faktor-faktor apa saja yang
perlu ditingkatkan untuk mendukung
keberhasilan sistem ERP
3.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah
metode survei dengan pendekatan kualitatif
dan kuantitatif dimana instrumen berupa
kuesioner digunakan sebagai alat untuk
mengumpulkan data. Pendekatan kualitatif
dilakukan dengan studi pustaka terlebih
dahulu terkait dengan penelitian khususnya
faktor-faktor apa saja yang digunakan untuk
mengukur kualitas sistem ERP dan
kepuasan end-user. Berdasarkan literatur
yang ada, model kualitas McCall akan
digunakan
sebagai
variabel
dalam
penelitian ini. Model kualitas McCall
merupakan model yang sudah digunakan
secara luas untuk mengukur kualitas suatu
perangkat lunak dengan tujuan mencakup
kebutuhan
dari
pengguna
dan
meminimalisir adanya bugs pada perangkat
lunak (Wayan, 2012, Handayani, 2012,
Bachtiar, 2013). Model ini terdiri dari 11
faktor
kualitas
yakni
ketepatan
(correctness),
keandalan
(reliability),
efisiensi (efficiency), integritas (integrity),
kegunaan
(usability),
perbaikan
(maintainability), pengetesan (testability),
fleksibilitas
(flexibility),
portabilitas
(portability),
penggunaan
kembali
(reusability)
dan
interoperabilitas
(interoperability) (McCall, 1977). Namun
untuk kemudahan penelitian dan dengan
pertimbangan bahwa reponden dalam
penelitian adalah end-user maka dalam
penelitian hanya digunakan 9 dari 11 faktor
yang ada sebagai variabel operasional
penelitian seperti pada tabel 1 di bawah :
Tabel 1. Variabel Kualitas Sistem ERP
No Variabel Kualitas
1.
Correctness
2.
Reliability
3.
Efficiency
4.
Usability
5.
Maintainability
6.
Flexibility
7.
Portability
30
8.
9.
Reusability
Interoperability
Faktor kualitas yang tidak diikutsertakan
sebagai variabel operasional penelitian ini
adalah integrity (menyangkut keamanan
sistem), dan testability (menyangkut
pengujian sistem) karena keduanya diluar
domain dari end-user.
Sedangkan untuk model untuk mengukur
kepuasan end-user terhadap sistem ERP
adalah model kepuasan infinedo dimana
model ini juga telah digunakan di berbagai
negara dan sekaligus sebagai penilaian
tingkat keberhasilan implementasi sistem
TI (Teknologi Informasi) di perusahaan
(Infinedo, 2006. Magna, 2010). Model ini
terdiri dari 15 faktor kepuasan seperti yang
disajikan pada tabel 2 di bawah :
Tabel 2. Variabel Kepuasan End User
No Variabel Kepuasan
1
Top Management Support
2
Overall ERP Benefit
3
Organitation Aspect
4
Organization Culture
5
IT/ERP Expertise
6
Work Competition
7
IT Satisfaction
8
ERP Quality Attribute
9
Information
&
Communication
Process
10 Management’s-IT Ownership
11 User’s-IT Ownership
12 Role and Responsibility
13 ERP Assimilation
14 IT
Professional’s
Bussiness
Ownership
15 CEO’s Innovativeness & Knowledge
Keseluruhan faktor kepuasan pada tabel 2
di atas diterapkan sebagai variabel
operasional penelitian dan menjadi fokus
utama dalam menggali data di lapangan.
Pendekatan kuantitatif dalam penelitian ini
yakni dengan menyebarkan kuesioner yang
telah didesain menggunakan skala likert
dengan rentang 1 s/d 5 dimana 1=“Sangat
Tidak
Setuju”,
2=”Tidak
Setuju”,
3=”Netral”, 4=”Setuju” dan 5=”Sangat
Setuju”. Pemilihan sampel dilakukan
berdasarkan teknik sensus dimana jumlah
responden merupakan jumlah seluruh
populasi yang ada. Hal ini dikarenakan
hanya terdapat 6 (enam) orang pengguna
sistem ERP dari seluruh departemen di
dalam perusahaan. Tabel 3 di bawah
menunjukan karakteristik responden pada
populasi yang akan diambil datanya dimana
hanya terdapat total 6 (enam) responden
yang berasal dari dua departemen dengan
masa kerja lebih dari 1 (satu) tahun dan
masa penggunaan sistem ERP di atas 1
tahun. Hasil yang didapat juga dapat
dipengaruhi
oleh
lamanya
masa
penggunaan sistem ERP oleh setiap
respondennya.
Tabel 3. Karakteristik Responden
Usia
Jenis
Masa
No (Tahun) Jabatan
Kelamin Kerja
Crewing
1.
31
L
13
Staff
Crewing
2. 30
L
12
Staff
Crewing
3.
26
Staff
L
3
Accounting
Staff
4.
21
P
2
Crewing
Staff
5. 28
L
7
Finance
6. 20
Staff
P
1
Penelitian
telah
dilakukan
dengan
menyebarkan kuesioner kepada jumlah
populasi yang telah ditentukan dan
memakan waktu kurang lebih 2 minggu
hingga kuesioner dikembalikan terhitung
sejak 4 November 2014 s/d 18 November
2015. Hal ini membutuhkan waktu yang
cukup lama karena terbentur dengan
kesibukan dan aktivitas karyawan di
perusahaan.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Sebelum dilakukan pengolahan dan analisa
data, koefisien reliabilitas dihitung untuk
menguji konsistensi dan keandalan alat
ukur
berupa
kuesioner
dengan
menggunakan Cronbach’s Alpha. Koefisien
reliabilitas yang diperoleh yakni 0.663
dimana nilai ini dianggap telah memenuhi
syarat>0.6 (Sekaran, 2000). Dengan
31
demikian kuesioner dapat dikatakan telah
reliabel. Lalu dari hasil pengolahan data
dapat disajikan frekuensi sebaran variabel
dan nilai rata-rata (mean) setiap variabel
sebagai dasar analisa kualitas dan kepuasan
end-user terhadap implementasi sistem ERP
di perusahaan. Jika nilai rata-rata (mean)
variabel lebih besar dari atau sama dengan
3 maka dapat dikatakan bahwa variabel
tersebut memenuhi persyaratan kualitas
sebuah perangkat lunak dan kepuasan enduser.
Tabel 4. Frekuensi Variabel Kualitas
Sistem ERP
Prosentase Sebaran Frekuensi (%)
No 5
2
1
(SS)
4 (S)
3 (N) (TS) (STS)
1. 16,67 50
16,67 16,67 0
2. 0
83,33 0
16,67 0
3. 0
66,67 33,33 0
0
4. 0
83,33 16,67 0
0
5. 0
50
33,33 16,67 0
6. 50
50
0
0
0
7. 16,67 50
33,33 0
0
8. 16,67 50
33,33 0
0
9. 16,67 50
33,33 0
0
Berdasarkan tabel 4 di atas dapat dilihat
sebaran frekuensi untuk setiap variabel
kualitas sistem ERP dimana mayoritas
responden setuju bahwa sistem ERP telah
memenuhi persyaratan kualitas berdasarkan
persepsi responden. Hal ini dapat
ditunjukkan dengan prosentasi frekuensi
yang lebih tinggi khususnya pada skala 4
(S) dibandingkan dengan skala pengukuran
yang lain untuk setiap variabel kualitas.
Begitu juga dari tabel 5 di bawah dapat
dilihat bahwa nilai rata-rata (mean) yang
dihitung dari setiap variabel penelitian
berada di atas 3 yang berarti bahwa setiap
variabel
dianggap
telah
memenuhi
persyaratan kualitas perangkat lunak.
Tabel 5. Nilai Rata-Rata (Mean)
Variabel Kualitas Sistem ERP
No Total
Rata-rata (Mean)
1.
22
3,666667
2.
22
3,666667
3.
22
3,666667
4.
5.
6.
7.
8.
9.
23
20
27
23
23
23
4,5
3,333333
3,833333
3,833333
3,833333
3,833333
Variabel yang memperoleh nilai rata-rata
tertinggi (4,5) dalam indeks kualitas adalah
variabel usability. Hal ini menunjukkan
bahwa
dengan
adanya
kemudahan
perangkat lunak untuk digunakan dan
dipelajari maka sangat membantu dan
memenuhi kebutuhan end-user terhadap
sistem dan operasional.
Demikian halnya dengan variabel kepuasan
end-user seperti yang dapat disajikan pada
tabel 6 di bawah ini :
Tabel 6. Frekuensi Variabel Kepuasan
End User
Prosentase Sebaran Frekuensi (%)
No 5
4
2
1
3 (N) (TS) (STS)
(SS)
(S)
1
33,33 50
16,67
0
0
2
16,67 50
33,33
0
0
3
33,33 33,33 16,67
16,67 0
4
0
83,33 16,67
0
0
5
16,67 50
16,67
16,67 0
6
16,67 16,67 66,67
0
0
7
16,67 50
33,33
0
0
8
0
50
16,67
33,33 0
9
16,67 50
33,33
0
0
10 16,67 50
16,67
16,67 0
11 33,33 33,33 33,33
0
0
12 16,67 16,67 50
16,67 0
13 16,67 50
33,33
0
0
14 16,67 16,67 50
16,67 0
15 16,67 33,33 33,33
16,67 0
Dari tabel 6 di atas menunjukkan bahwa
setiap variabel kepuasan yang diukur secara
umum mempunyai frekuensi skala 4 (S)
lebih tinggi dari skala pengukuran yang
lain. Hal ini berarti secara umum seluruh
pengguna dapat dikatakan puas terhadap
sistem ERP. Berdasarkan tabel 7 di bawah
dapat dilihat juga ternyata setiap variabel
penelitian memenuhi persyaratan kepuasan
32
karena mempunyai nilai rata-rata (mean)
lebih besar dari 3.
Tabel 7. Nilai Rata-Rata (Mean)
Variabel Kepuasan End-User
No Total
Rata-rata
1
25
4,166667
2
23
3,833333
3
23
3,833333
4
23
3,833333
5
22
3,666667
6
21
3,5
7
23
3,833333
8
19
3,166667
9
23
3,833333
10
22
3,666667
11
24
4
12
20
3,333333
13
23
3,833333
14
20
3,333333
15
21
3,5
Variabel yang mempunyai nilai rata-rata
tertinggi (4,16) dan paling memuaskan
dalam pengukuran kepuasan adalah
variabel 1 yaitu Top Management Support.
Hal ini menunjukkan bahwa dukungan
penuh manajemen atas sangat dirasakan
oleh responden dalam proses implementasi
sistem ERP selama ini. Hal ini sangat
penting untuk mendukung keberhasilan
implementasi ERP di perusahaan.
5. KESIMPULAN
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan
dapat ditarik beberapa kesimpulan :
1. Berdasarkan frekuensi dan nilai ratarata setiap variabel penelitian kualitas
dapat dikatakan bahwa sistem ERP
yang diimplementasikan memenuhi
persyaratan kualitas sebuah perangkat
lunak dimana usability merupakan
variabel yang menujukkan nilai
tertinggi dalam pengukuran kualitas
sistem ERP. Hal ini berarti sistem ERP
yang
diimplementasikan
dalam
perusahaan mudah untuk digunakan
dan dipelajari oleh end-user.
2. Untuk pengukuran kepuasan end-user
terhadap implementasi sistem ERP,
hasil penelitian menunjukkan bahwa
secara umum end-user dapat dikatakan
puas terhadap implementasi sistem ERP
dimana variabel Top Management
Support memperoleh nilai rata-rata
tertinggi. Hal ini berarti adanya
komitmen yang tinggi dari manajemen
atas sangat penting dalam mendukung
proses implementasi ERP sehingga
dapat berjalan dengan baik.
3. Sistem ERP yang diimplementasikan
perusahaan dapat dianggap mencapai
keberhasilan dari sudut pandang
kualitas dan kepuasan end-user. Dari
hasil analisa diperoleh bahwa tingkat
kualitas yang tinggi sejalan dengan
dengan tingkat kepuasan pengguna.
DAFTAR PUSTAKA
Bachtiar, Muchtaril, A., Dharmayanti, D.,
& Sabariah. (2013). Analisa Kualitas
Perangkat
Lunak
Terhadap
Sistem
Informasi UNIKOM. Majalah Ilmiah
UNIKOM Volume 11, No. 2 :. 224-233.
Wibisono, S. (2005). Enterprise Resource
Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi
Terintegrasi. Jurnal Teknologi Informasi
DINAMIK X, No. 3, pp.150-159.
Tjahjadi, C.Y. (2008). Identifikasi Faktor
Kesuksesan Implementasi Sistem ERP Di
Indonesia: Studi Kasus Multi-Site. Jurnal
ITB.
Infinedo. P.E. (2006). Enterprise Resource
Planning System Success Assessment: An
Integrative Framework. University Printing
House.
Magna,
M.S.
(2010).
Pengukuran
Keberhasilan
Implementasi
ERP
Berdasarkan Tingkat Kepuasan End-User
dengan Menggunakan Model Infinedo
Studi Kasus : Telkom. Telkom University.
Wayan G.S., & Luh, A. (2012). Komponen
Penilaian Kualitas Perangkat Lunak
Berdasarkan Software Quality Models.
Seminar Nasional Teknologi Informasi &
Komunikasi Terapan (SEMANTIK 2012).
33
Dantes, G. R., & Zainal, H. (2011). StepWise
Approach
toward
ERP
Implementation Success. Proceedings of 16
th IBIMA International Conference, 29-30
June, Kuala Lumpur, Malaysia, ISBN: 9780-9821489-5-2.
Fly UP